総務部の仕事と役割５　株主総会の準備・運営

総務部の仕事と役割５

総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第５回では、株主総会の準備・運営のポイントを解説致します。

株主総会は、株主により構成され、会社の意思を決定する機関です。株主総会には、毎事業年度の終了後に開催される定時株主総会と、臨時に開催される臨時株主総会の２つがあります。株主総会の開催は、企業にとって最大の行事であるため、株主総会の準備・運営は、総務部にとっても最大の業務であるといえるでしょう。

株式の管理は、株主によって支えられる企業にとって極めて重要な業務です。株式の管理は、株主総会に関する業務の前提となるものといえます。株式名簿の管理、名義の書き換え、配当金の支払いなどの事務が中心となるでしょう。会社法のルールを踏まえた上で、正確な処理を行うようにしましょう。

企業にとって最大の行事である株主総会には、万全の準備を行って臨むことが必要となります。会社法や定款のルールを理解することはもちろん、過去の例も参考にしながら、開催日までのスケジュールを立てた上で、会場の手配、必要書類の作成、招集通知の発送、当日のリハーサルなどの準備作業を進めることになります。

株主総会当日は、大勢の株主が参加するため、会場への案内や記念品の配布が円滑に行われるようにするとともに、会場の警備にも注意しなければなりません。また、総会開始後は、議事の進行、株主からの質問に対する説明、株主による議決権行使などが適切に行われるように、事務的な面からサポートを行う必要があります。

株主総会の開催後は、株主総会議事録を作成し、備え置く必要があります。また、株主への決議事項の通知が必要となる場合もあります。さらに、株主総会の決議の手続や内容に瑕疵がある場合については会社法上、決議の取消しや無効確認の訴えの制度も設けられているので、念のため、理解しておきましょう。

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