総務部の仕事と役割3 スタッフ機能

総務部の仕事と役割3

総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第3回では、スタッフ機能のポイントを解説致します。

スタッフ機能

ポイント11.ラインとスタッフ

企業の部門には、大きく分けてライン部門とスタッフ部門があります。ライン部門とは、企業の本来の業務に直接関わる部門のことで、トップから現場までの直線的な指示・命令関係があるのが特徴です。一方、スタッフ部門とは、企業の業務を支える部門のことで、間接部門とも呼ばれます。総務部は、スタッフ部門の要ということができます。

ポイント12.経営者のサポート

スタッフ部門としての総務部の機能の中でも重要となるのが、経営者や役員など企業のトップを支えることです。総務部は、企業のトップの意思決定が適切になされるように、必要な情報の収集と分析、資料の作成などを行わなければいけません。さらに、より積極的な意見具申を行うことが求められる場合もあるでしょう。

ポイント13.秘書業務

経営者のサポートの一環として、秘書業務を担当することも総務部の役割となります。秘書業務の内容は、企業や役員によっても様々ですが、郵便物や文書の管理、電話応対、スケジュールの調整、出張の手配などが中心となるでしょう。秘書業務には、コミニュケーション能力に加えて、情報や時間を管理する高い能力が求められるといえます。

ポイント14.他部門のサポート

総務部のスタッフ部門としてのもう一つの役割が、他部門のサポートを行うことです。総務部が担当する業務の範囲は、企業の部門構成によって異なります。また、どの部門が担当するのか不明な問題は、総務部に持ちこまれることが多くなっています。他部門との意見交換を通じて、適切な役割分担を模索していくことが大切です。

ポイント15.事務局としての機能

総務部は、通常時の組織運営に加えて、全社的なプロジェクトを実施する際の事務局としての機能を担うこともあります。会議室の手配、各部門間の連絡、スケジュールの調整など、プロジェクト運営全般に加えて、各部門間の意見調整や会議結果の取りまとめなど、より踏み込んだ役割を果たすことが必要となる場合もあるでしょう。

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  1. 総務社員の心構え
  2. 総務社員に必要な能力
  3. スタッフ機能
  4. 企業の窓口
  5. 株主総会の準備・運営
  6. 社内行事の企画・運営
  7. 社内規程の整備
  8. 文書管理
  9. 不動産管理
  10. 自動車・備品管理

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