総務部の仕事と役割1 総務社員の心構え

総務部の仕事と役割1

総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第1回では、総務社員の心構えのポイントを解説致します。

総務社員の心構え

ポイント1.企業を代表する自覚

総務部の重要な役割として、社外への窓口なることがあげられます。社外からの話や来訪者に最初に対応するのは、総務部であることが通常です。総務社員の対応が、相手の会社に対するイメージを決めるといっても過言ではありません。総務社員は、常に自分が企業を代表しているという自覚を持つことが必要です。

ポイント2.企業全体のことを考える

総務部の中心的な役割は、スタッフとして経営者を補佐するとともに、社内の各部門を横断的に調整することです。これらの役割を果たすために、総務社員は、常に企業全体のことを考えて行動する必要があります。この意味で、総務社員は、経営者に近い役割が求められているともいえるでしょう。

ポイント3.業務全般への理解

社内の各部門の調整を行う際には、単に総務部の考え方を一方的に押しつけるだけでは、うまくいきません。調整を円滑に進めるためは、総務社員が、各部門の業務の内容を十分に理解した上で、それぞれの立場や意見を尊重しながら、企業全体の利益のために、どのような行動をとればよいのかを検討していく必要があります。

ポイント4.幅広い知識を持つ

間接部門の要である総務部の業務は、多岐にわたります。企業によっては、総務部が、法務部、人事部、広報部などの機能を兼ねている場合もあるでしょう。総務社員には、多岐にわたる業務を適切に処理するために、専門的な分野を含めた幅広い知識を身につけることが必要とされているといえるでしょう。

ポイント5.臨機応変に行動する

総務部には、社外や社内の各部門から、多種多様な問題が持ち込まれます。それらの中には、緊急の対応を要する問題や、これまで扱ったことのない問題なども含まれます。総務社員には、幅広い知識や過去の経験に加えて、日々発生する問題に対して、臨機応変に対処することも求められているといえます。

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  1. 総務社員の心構え
  2. 総務社員に必要な能力
  3. スタッフ機能
  4. 企業の窓口
  5. 株主総会の準備・運営
  6. 社内行事の企画・運営
  7. 社内規程の整備
  8. 文書管理
  9. 不動産管理
  10. 自動車・備品管理

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