総務部の仕事と役割４
総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第４回では、企業の窓口のポイントを解説致します。
企業の窓口
ポイント１６．受付業務
総務部の企業の窓口としての役割で、まず重要となるのが受付業務です。受付における対応が、その企業のイメージを左右するといっても過言ではないため、丁寧な対応や正しい言葉使いなどの接遇訓練を徹底しましょう。また、受付業務では、セキュリティへの配慮も不可欠となるため、この点でも社員への教育を実施しましょう。
ポイント１７．電話応対
電話応対も、総務部の企業の窓口としての大切な役割です。会社の代表番号への電話や、宛先が不明な問い合わせの電話に対しては、総務部で応対を行うことが一般的です。電話応対に特有の言葉使い、担当部署へのつなぎ方、応対記録のつけ方などについて研修を実施したり、電話応対マニュアルを作成しておくとよいでしょう。
ポイント１８．顧客・取引先への対応
社外への対応において、中心を占めるのが、顧客や取引先への対応です。消費者と直に接する企業では、消費者からの意見や苦情には真摯に耳を傾け、その後の企業運営に活かしていくようにしましょう。また、取引先に対しても、相手の規模や立場にかかわらず、丁寧かつ公平な対応を心掛けることが大切です。
ポイント１９．取材への対応
社外への対応の中でも、やや特殊なのが、マスコミなどからの取材への対応です。取材の目的や内容、掲載される媒体などを確認し、担当部署に連絡の上、取材の可否や日程を回答します。特に、マスコミの取材は、その性質上、期限が急であることが多いため、迅速な対応を行うようにしましょう。
ポイント２０．官公庁への対応
社外への対応の中でも、官公庁への対応には、専門的な知識を必要とします。許認可の関係では、業法をはじめとした行政法の知識が、労基署の関係では、労働法や就業規則の知識が、登記の関係では、会社法や不動産法の知識が、それぞれ求められます。さらに、必要に応じて外部の専門家と連携できる体制を整えておきましょう。
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