総務部の仕事と役割８　文書管理

総務部の仕事と役割８
文書管理
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総務部の仕事と役割８

総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第８回では、文書管理のポイントを解説致します。

文書管理

ポイント３６．文書管理の目的

企業の業務では、日々、大量の文書が発生します。また、簡単な連絡メモから機密文書まで、その内容も多種多様です。文書の適切な管理を行わなければ、仕事場所が膨大な量の書類で埋もれてしまったり、重要な文書が紛失してしまったりすることになります。文書の管理は、業務の効率化に加えて、営業秘密の保護の観点からも不可欠です。

ポイント３７．文書の分類

企業の文書には、報告書、企画書、議事録などの社内文書から、取引書類などの社外文書まで、様々な種類があります。業務の内容や重要度に応じた分類のルールを定めた上で、体系的なファイリングを行う必要があります。まだ、分類のルールが確定していない文書については、仮のファイルを使用するなどの工夫をするとよいでしょう。

ポイント３８．文書の保管

文書の保管において重要なのは、必要な文書をすぐに取り出せるようにすること、文書の紛失や不正な持ち出しを防止することの２点です。重要な文書については、リストや目録を作成し、どの場所に何の文書が保管されているのかを把握するとともに、営業秘密の保護を定めた不正競争防止法の内容を踏まえて、管理体制を構築しましょう。

ポイント３９．文書の保存

文書管理では、それぞれの文書の保存期間にも注意しなければなりません。株主総会の議事録等については、会社法に保存期間が定められています。また、契約書等の取引書類については、民法や商法の消滅時効が関係してきます。これらを踏まえた上で、文書管理規程に文書の種類ごとの保存期間を定めておくとよいでしょう。

ポイント４０．文書の廃棄

文書の廃棄の際に、誤って必要な文書を廃棄してしまわないようにするためには、廃棄予定の文書を一旦、箱に保管した上で、実際の廃棄の際に再度チェックを行うなどの工夫が有効です。また、外部の業者に重要な文書の廃棄を依頼する場合には、自社の社員が作業に立ち会うなどして、確実に廃棄が行われたことを確認することも大切です。