総務部の仕事と役割１０
総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第１０回では、自動車・備品管理のポイントを解説致します。
自動車・備品管理
ポイント４６．自動車・備品管理の目的
企業には、業務に使用する自動車や、事務用品など多くの物品があります。総務部は、これらの財産を適切に管理するとともに、社員による不正利用や紛失が起こらないように目を配らなければなりません。自動車・備品の管理は、総務部にとって、他部門とサポートとともに、コンプライアンスの観点からも大切な業務であるといえます。
ポイント４７．自動車管理
企業の業務に使用する資産の中でも、特殊な管理を要するのが自動車です。社用車については、道路交通法を遵守し、十分な整備・点検を行うとともに、使用規定を設けて、運行状況を把握できるようにしましょう。また、自動車のキーや車検証はもちろん、ＥＴＣカードについても、私的利用や紛失が問題となりやいため、管理を徹底しましょう。
ポイント４８．安全運転教育の実施
自動車管理に関連し重要となるのが、社員への安全運転教育の実施です。社員が、仕事中に交通事故を起こした場合には、民法７１５条により、企業の使用者責任も問われることになります。また、飲酒運転の防止もコンプライアンス上、重要なテーマとなります。自家用車を業務に使用する社員を含めて、安全運転教育を徹底することが必要です。
ポイント４９．備品の管理
備品管理では、現場の社員からの要望に応じ、業者への発注、納入された物品の検品、社内への配分などの作業をスムーズに行う必要があります。また、取り扱う品目も、事務用品、消耗品、什器、その他の備品など多数になることが通常であるため、管理規程を整備したり、総務部と他の部門の間で適切な事務分担を行うことが大切です。
ポイント５０．不正利用の防止
備品管理において、大きな問題となるのが、社員による不正な利用や持ち帰りの問題です。これらの行為は、会社に対する窃盗や横領に問われかねません。台帳の作成をして現品と照合するなど管理体制を整備するとともに、安易な気持ちで不正な行為を行うことがないように、社員へのコンプライアンス教育を徹底しましょう。
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