総務部の仕事と役割７　社内規程の整備

総務部の仕事と役割７
社内規程の整備
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総務部の仕事と役割７

総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第７回では、社内規程の整備のポイントを解説致します。

社内規程の整備

ポイント３１．社内規程の役割

社内規程には、業務の内容を標準化・ルール化することで業務効率を高めるという役割と、法令と同様に社員が遵守すべき規範となるというコンプライアンスの役割があります。総務部は、経営トップのスタッフであるとともに、社内を横断的に調整するという役割を活かして、他部門とも協力しながら、社内規程の整備を行う必要があります。

ポイント３２．社内規程の種類

必要とされる社内規程の種類は、企業の規模や業種によっても異なります。主なものとしては、定款、取締役会規程など会社運営の基本に関する規程、賃金規程、出張旅費規程など人事労務に関する規程、経理規程、与信管理規程など経理や取引に関する規程、文書管理規程、資産管理規程など総務に関する規程があります。

ポイント３３．社内規程作成に必要な力

社内規程を作成する際は、関連する法律についての基本的理解や、法的な表現を使用して文書を作成する技術が必要となります。仮に、ひな形を用いる場合でも、文面をまる写しにすることは避けましょう。ひな形の記載内容をよく理解した上で、あくまでも参考資料として位置付けて、自社の実情に合った社内規程を作成することが大切です。

ポイント３４．社内規程の作成手順

社内規程の作成にあたっては、まず、関連する法律や資料、業務の現状などについて情報の収集を行います。次に、社内規程案を作成しますが、その際には、他の社内規程との整合性に注意しなければなりません。さらに、関係者の意見を取り入れて必要な修正を加え、最後に責任者の承認を経て、社内規程を完成させます。

ポイント３５．社内規程の運用と改善

完成した社内規程については、関連する部署の社員を集めて研修や教育を実施し、現場への周知を行います。また、社内規程に関連する届出書などの書式も合わせて整備します。その後は、実際の現場での運用結果を踏まえて、改善を重ねることに加えて、企業の成長や法改正に合わせて見直しを行っていくことも必要になるでしょう。