総務部の仕事と役割２
総務部の仕事と役割について、ポイント形式で解説するコーナーです。第２回では、総務社員に必要な能力のポイントを解説致します。
総務社員に必要な能力
ポイント６．戦略的思考力
総務部は、経営者を支えるスタッフとして、企業全体に影響を与える業務を行います。そのため、総務社員には、常に企業全体を見渡す視点が必要となります。特に、企業全体として取り組むべき課題を発見し、その解決のために社内の各部門の調整を行っていくためには、戦略的思考力が重要であるといえます。
ポイント７．交渉力と説得力
総務部は、企業の窓口として社外との渉外業務を担当します。その中には、ハードな交渉が必要となるものもあり、総務社員には、高い交渉力や説得力が求められます。また、社内の調整を行う際には、各部門の責任者と交渉を行う機会も多く、ここでも交渉力や説得力が総務社員にとって不可欠の能力となります。
ポイント８．文書作成力
総務部の業務では、各種挨拶状をはじめとする社外文書から、報告書や議事録のような社内文書まで、様々なビジネス文書を扱います。そのため、総務社員には、これらのビジネス文書を正確に作成する力が必要となります。また、社内の文書を適切に管理することも総務部の役割となるため、情報管理・整理の力も求められます。
ポイント９．マネジメント力
株主総会をはじめ、社内行事やイベントの運営では、会場の手配から関係者への告知、当日の進行まで、総務社員は、様々な業務を行う必要があります。また、総務部は、これらの定例行事に加えて、臨時のプロジェクトを実施する際にも、事務局機能を担うことがあるため、高度なマネジメント力が要求されるといえます。
ポイント１０．紛争解決力
総務部には、企業に対する苦情やトラブルが持ち込まれます。これらを迅速かつ適切に処理することは、総務社員にとって大きな課題であ
るといえます。苦情やトラブルの解決には、経験を積むことに加えて、法律や紛争解決手法に関する知識を身につけておくことが有効です。総務社員は、日頃から紛争解決の力を磨いておきましょう。
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